Коммерческая переписка .
Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические , правовые формы деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой корреспонденции. Рекламное письмо: посылают конкретным адресатам, оно содержит конкретное содержание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит четкую конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение –это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во 2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком.
Письмо-претензия (рекламация) . Отправляют в адрес нерадивой организации- поставщика. Важно послать письмо оперативно, писать по существу. Письмо подписывает руководитель, ссылаясь на документы. Лучше прилагать их в виде копий, указать каким временем располагает адресат для исправления ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания нормативные правовые акты.
3. Приказное делопроизводство 16-18 вв.
Становление приказов произошло в конце 15 в.- начале 16в. становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 гг, Собором уложении 1649 г.
Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения -приказа как постоянного поручения - приказа – «избы» (канцелярии) - приказа как гос. органа с самостоятельными структурными подразделениями.
На раннем этап развития Древнерусского государства и первой феодальной раздробленности (до конца 15 в.) гос. учреждения еще не существовало. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень огромным штатом чиновников. Устанавливались приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы проходят в стадии написания – чернописи, редакции, печати, моста (подписи на склейках).
Офисы того времени, назывались «приказными избами» или «приказами». Период становления и развития гос. Делопроизводства принято называть «приказным периодом» - по названию первых гос. учреждений – приказов. Этот период охватывает с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включает следующие этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дела к докладу; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве не был особо разнообразным, все существование в тот период группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в 16-17 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составлении, хранении и учета.
Документы, создаваемые на нетрадиционных носителях.
Кинофильмы, Диафильмы, грампластинки все это наз. Кинофотофонодокументами (КФФД). Содержит изобразительную, звуковую информацию, которая воспроизводится с помощью спец.технических средств (диапроектор, магнитофон, проигрыватель). Исключение составляет фотография, информация на которой воспринимается непосредственно, без помощи тех.средств. Главным преимуществом КФФД является комплексное воздействие на различные анализаторы человека. По каналу восприятия информ-я зафиксированная в КФФД делят на три вида: визуальные (смотреть)диафильмы, слайды, немые кинофильмы; аудиальные (воспринимаемые на слух)грампластинки; аудиовизуальные (зрительно-слуховые) звуковые кинофильмы, видеофильмы. По способу документирования КФФД делят на три вида: кинодок-ты; фотодокум-ты; фонодокументы. Большинство КФФД это матричные док-ты. Фото и кинопленка, диск представляют собой матрицу, на которой воспроизводится изображение или диск. Кинодокумент – это изобразительный или аудиовизуальный док-т, созданный кинематографическим способом. При быстрой смене отдельных снимков (24 кадра в секунду) кинодок-т позволяет получить впечатление движения заснятых движущихся объектов. По целевому назначению подразделяются на: художественные. Документальные, научно-популярные и учебные. Фотодок-т представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений. Различают на художественные, хроникально-документальные, научно-популярные.Фонодок-т – музыкально-звучащий док-т (запись голосов животных, птиц, людей, муз.инструментов). Делятся на ленточные (кинопленка и магнитная лента) и дисковые (в форме диска). Основными видами фотодок-в яв. грампластинки, фонограммы, компакт-диски.
Оформление писем, направляемых за рубеж.
5 основных правил, используемые в зарубежном опыте при написании деловых писем.1) пишите коротко и просто2) пишите простыми словами, не придумывайте новых слов.3) обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.4) для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом:«Внимание- Интерес- Просьба –Действия».5) используйте в письмах разговорную речь.
За рубежом деловое письмо может быть построено по схеме: дата, кому, от кого Тема.
1) знакомство 2)изложение просьбы3)обоснование просьбы4)причины 5)последствия6)благодарность за последствие
Особенности оформления делового письма на французском языке. Для деловых писем широко используется нормальный формат-210х297см, фА4 , конверт А 4. Часто используются конверты с прозрачным окошком на месте адресата, очень удобно. Конверт должен иметь фирменный знак. Текст печатают на ПК, либо пишут ручкой. Формулу вежливости желательно писать от руки. Нумерация страниц осуществляется сверху лица арабскими цифрами по порядку. Левое поле листа должно быть достаточно широким, это свидетельствует об уважению к корреспонденту. Заголовочная часть – включает юридические реквизиты, необходимые для отправки писем: 1) логотип (фирменный знак) 2) наименование предприятия и его правовая форма 3) регистрационный номер в регистрах департамента 4) почтовый индекс 5) номера телефонов 6) расчетный счет 7) номер документа, посланного по факсу (если составляется на него ответный документ). При оформлении письма наименование организации и его адрес указывают в левом верхнем углу. Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа . Дата включает Место составления письма, затем саму дату; число цифрами, месяц буквами, четыре цифры, обозначающие год. Документ без даты не рассматривается и не имеет юр. силы. Если письмо адресовано конкретному лицу, то к обращению к нему не сокращаются слова «Господин», текст располагается под реквизитами. К нему предъявляется ряд требований; ясность, точность, краткость, вежливость, важна при приверженность к правде, ложь может привести к потере доверия клиента. При ссылке на документ, следует точно указать его. Общепринятые правила обращения. 1) мужчина пишущий др. мужчине обратиться может: «Уважаемый господин». 2) к женщине – «Госпожа». 3) высокую должность получателя необходимо подчеркнуть «Господин Министр». 4) к натариусам – «Мэтр» 5) при обращении слова «Госпожа» и «Господин» не сокращают. Подпись находится в правом нижнем углу. Сначала указывают должность, затем подпись и расшифровка подписи. PS располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S. Приложения включают документы, сопровождающие письмо, оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.
4. Унификация док-в и стандартизация управленческих док-в
Суть унификации сводится у сокращению неоправданного многообразия док-в, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применению в делопроизводстве. Результату работы при этом оформляются в виде национальных стандартов. Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды док-в (например ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) так и на унифицированные системы документации. ГОСТ Р 6.30-2003 важнейший нормативный док-т, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной док-ции (УСОРД). Кроме того, действуют: унифицированная система банковской док-ции; УС финансовый, учетной и отчетной бухгал-й док-ции бюджетных учрежденийи организаций; УС отчетно-статистической док-ции; УС док-ции Пенсионного фонда РФ; УС внешнеторговой док-ции. Полный перечень унифицированных систем документации и составляющих форм документов привожится в Общероссийском классификаторе управленческой док-ции ОК 011-931. Международная организация по стандартизации (ISO) (основана в 1946г.) Охватывает практически все сферы человеческой деятельности: научно-технич.прогресс, рациональное использование сырья и материалов, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды. Ею утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов, которые не имеют юр.силы., каждая страна имеет право использовать их полностью, отдельными разделами или вообще не принимать. Государственная система стандартизации – основной нормативный док-т по стандартизации в стране, подлежищий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется деятельность стандарта. Одной из важнейших подсистем управленческой док-ции яв.система организационно-распорядительных док-в. Наиболее распространенные в управленческой деятельности, являются, организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
