Советы Георгия Почепцова

Каковы требования к подобной структуре (департаменту)? В этом вопросе абсолютно все единодушны. Подобная структура может эффективно функционировать только в том случае, если ее руководитель является менеджером самого высокого уровня, непосредственно подчиняющимся первому лицу компании или фирмы. Споры по этому поводу Питер Гринн резюмирует следующим образом: «Если PR-направление не представлено на самом высоком уровне внутри, то оно не заработает внешне. Таким образом, если вы создаете PR-структуру, то не делайте этого несерьезно и не старайтесь решить свои проблемы подешевле».

«Библия» американских PR-специалистов называет четыре преимущества создания своего собственного отдела по PR:

1.     Работа в команде.

2.     Знание организации.

3.     Экономичность.

4.     Доступность для сотрудников.

            Работа в команде понимается как связка с руководством.

Структура отдела определяется взглядом вверх и вниз по иерархической лестнице. Понятно, что наилучшим вариантом для руководителя PR-отдела является его включенность в команду высших управленцев. Питер Гринн формулирует это следующим образом: «Независимо от размера организации или размера создаваемого PR-отдела, необходимо иметь прямую связь от PR к руководству - для эффективности необходимо иметь руководителя PR в числе самого высшего руководства, даже если PR будет только частью его/ее обязанностей».

Для этой связи Френк Джефкинс предлагает следующую структуру иерархии с тем, чтобы PR-менеджер, с одной стороны, был связан непосредственно с руководителем, а с другой - мог бы обслуживать все функциональные подразделения компании.

 Руководитель

PR-директор

Менеджер по персоналу    Менеджер по труду    Менеджер по маркетингу   Финансовый директор[11]

Советы Ирины Алешиной

 Собственный специалист/служба PR и внешнее консультирование

Организация деятельности PR предполагает выбор меж­ду использованием собственных специалистов/ подраз­делений и/или внешних консультантов.

Внешнее консультирование предпочтительно в следу­ющих случаях:

1. Работы немного и она проводится эпизодически, что делает найм постоянного сотрудника на полный рабо­чий день невыгодным.

2. В работе предполагается «пиковая» загрузка и периоды отсутствия загрузки в связи с запусками новых продук­тов, сезонными факторами, выставками. Тогда требу­ются 2—3 человека одновременно в определенные пе­риоды времени, но не на оставшуюся часть года.

3. Необходимость временной замены штатного сотруд­ника или помощи ему в «пиковые» периоды.

4. Внешний консультант располагает специфическим опы­том, которого нет у штатной группы.

5. Организация срочно нуждается в медиа-контактах после перемещения в новый географический район. Дистан­ция перемещения и языковый барьер могут являться факторами в пользу внешнего консультирования.

6. Организация сильно политизирована и советы внутрен­них специалистов ассоциируются с одной из заинтере­сованных сторон, а потому необъективны.

В трех последних случаях возможно совмещение ра­боты штатных и внешних специалистов.

Возможно распределение различных направлений дея­тельности PR между собственными и внешними специа­листами. Так, организации с доминированием маркетинга нередко оставляют функцию отношений с финансовым сообществом внешнему консультанту. Возможен вари­ант, когда собственная сильная PR-группа занята монито­рингом публикаций и внутренними коммуникациями, а консультации используются для маркетинга или финансо­вых PR. В других случаях консультантов используют для реализации обеспечивающих функций — таких как рас­пространение пресс-релиза. Бывает, что деятельность молодого специалиста PR организации направляет опыт­ный внешний консультант. Нередко консультативная ком­пания предоставляет своего сотрудника для работы в орга­низации-клиенте в качестве «имплантанта».

Консультанты могут предоставить ряд конкретных услуг «на дому» у организации-клиента, включая редактирова­ние, фотографические услуги, производство видео и ди­зайн-услуги. Это может стоить дешевле, чем постоянный найм консультанта, или собственных специалистов. Одна­ко, проблема в том, что искать таких людей когда это необходимо, сложно, и, кроме того, нередко свои конк­ретные потребности организация не может четко опреде­лить.

Использование собственного специалиста или команды PR позволяет сбалансировать минусы внешнего консульти­рования в силу следующих причин:

1. Собственные сотрудники менее дорогостоящи, даже при выплате соответствующих гонораров.

2. В результате частых повседневных контактов с коман­дой управленцев, собственные сотрудники более ве­роятно обнаружат потенциальные возможности PR для организации, не только в аспекте медиа-рилейшнз, но также и в коммуникациях с занятыми.

3. Растущее знакомство с организацией и её деятельно­стью делает информационные контакты для организа­ции — брифинги, интервью — с собственным специа­листом PR менее формальным, чем с внешним кон­сультантом.

4. Собственные специалисты PR организации обычно пользуются большим доверием внешней среды — по­требителей, медиа, потому что идентифицируются с управленческой командой организации.

5. Собственные сотрудники нередко рассматриваются СМИ как способные предоставить базовую информацию по проблемам отрасли, способные создать возможности для построения отношений между PR-специалистами и медиа, столь необходимых для успеха.

6. В наиболее успешно управляемых организациях функ­ция PR вовлекается в принятие управленческих реше­ний высшего уровня. Участие в принятии таких реше­ний облегчается, если человек PR является членом ко­манды управляющих. Очевидно, что решение об использовании собственных и/или внешних специалистов должно приниматься не только на основе чисто экономических расчетов. Как правило, эти две формы дополняют друг друга. Крупные/средние организации используют собственные службы/специали­стов PR.

Прямая подотчетность топ-менеджменту

Функциональная подсистема PR должна подчиняться непосредственно топ-менеджменту. Бывает, однако, она подчинена одной из функций: рекламной, маркетинговой, правовой или управления персоналом. Такое подчинение неудачно. Оно лишает PR своей основной роли интерпре­татора философии, политики и программ организации для общественности. Поскольку политика, философия, кор­поративная стратегия формируются высшим уровнем уп­равления организации, функция PR должна быть непосред­ственно подчинена тем, кто управляет организацией в це­лом.

Следует помнить, что работа директора PR заключается в продвижении организации в целом. Если бы руководитель PR подчинялся директору по маркетингу или по рек­ламе, работа его превратилась бы в продвижение конк­ретных продуктов. Подчинение PR одной из названных функций влечет потерю независимости, доверия публики, а значит, утрату своего предназначения роли объективного советника для менеджмента компании. Автономность PR может и должна сопровождаться долгосрочными и взаи­мовыгодными отношениями с другими функциональны­ми подсистемами на благо организации. Однако, PR не должна уклоняться от своей главной роли — поддержание доверия к организации, отслеживая и обеспечивая соблю­дение общественных интересов в любой корпоративной деятельности.

 Управленческий аспект PR

PR выполняет «пограничную» функцию в организации, поскольку находится на переднем крае взаимодействия организации и её внешней и внутренней общественности. Иначе говоря, менеджеры PR стоят одной ногой внутри организации, а другой — за её пределами. Нередко эта позиция не только уникальна, но и рискованна.

Как менеджеры границы, специалисты PR поддержива­ют своих коллег, помогая им строить коммуникации через организационные линии, как внутри, так и вне организа­ции. Таким образом, специалисты PR становятся систем­ными менеджерами, достаточно компетентными для ра­боты в сложной сети отношений, свойственных организа­ции. Управленческая компетентность специалистов PR предполагает:

1. Знание содержания и характера отношений организа­ции со своей средой. Например, что связывает руково­дителей проектов и вспомогательный персонал, а что вызывает конфликты между ними?

2. Умение управлять восприятием, отношением людей к событиям среды, общественным мнением. Менедже­ры других функций управляют более явными и матери­альными факторами — денежными, сырьевыми, то­варными ресурсами. Коммуникационное решение специалиста PR должно быть понятным и принимаемым менеджерами этих функциональных подсистем.

3. Стратегическое мышление. Знание миссии, целей и стратегий организации специалистами PR позволяет по­зиционировать свою деятельность в системе корпора­тивных интересов. Стратегическая значимость упоми­нания имени компании в утренней газете должна осоз­наваться всеми менеджерами компании благодаря специалистам PR.

4. Желание и умение оценивать свои результаты. Необ­ходимо уметь четко определять цели/достижения, орга­низовывать достижение цели и измерять результаты.

5. Знание управленческой структуры организации: функ­ции и их распределение, структуры (иерархия должно­стей и лиц), процессы и процедуры управления, фор­мальные и неформальные оценочные механизмы в организации.

 Планирование PR

 Стратегический подход

Планирование PR должно вестись на стратегической основе. Деятельность PR должна быть направлена на до­стижение стратегических целей организации, координи­роваться с другими функциональными направлениями. Только в этом случае PR может рассчитывать на поддерж­ку топ-менеджмента.

До начала ведения постоянной или периодической ра­боты по PR необходима оценка среды и целей деятель­ности организации. Цели, стратегии и програм­мы PR являются производными стратегических целей организации в целом. Разнонаправленность этих решений препятствует их успешной реализации.

Бюджет PR

Планирование программ PR предполагает разработку соответствующего бюджета. Бюджет дисциплинирует де­ятельность PR. В основе разработки бюджета лежат два шага: 1) оценка уровня ресурсов - человеческих, закупок и прочих, необходимых для проведения конкретной дея­тельности, 2) оценка стоимости и доступности этих ресур­сов.

Большинство программ PR функционирует на ограниченном бюджете. Поэтому следует использовать универ­сальные, адаптируемые к меняющимся условиям программы. Телевидение, журнальная и газетная реклама обычно слишком дорога для большей части бюджетов. Однако специальные события, прямая рассылка, личные контакты и продвигающая экспозиция — недорогие средства ком­муникации, легко воспроизводимые при каждом новом случае.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6