Рисунок 1  Взаимосвязь элементов системы

Понятие организации как системы, которая соотносится с боль­шей системой, включает категорию обратной связи. Организация за­висит от условий внешней среды, определяющих не только вводимые факторы производства (затраты), но и выход произведенной продук­ции (выпуск). Поэтому она в обязательном порядке использует сред­ства регулирования рыночного спроса. Средствами регулирования выступают каналы информации, которые позволяют организации изу­чать спрос. В предпринимательских организациях изучение рынка яв­ляется важным механизмом обратной связи. В более общем смысле, обратная связь — это динамический процесс, с помощью которого любой организм познает опытным путем внешнюю среду. Обратная связь относится к информации, которая отражает результат действий индивидуума, группы или организации. Теория систем подчеркивает значение реагирования на содержание информации, поступающей в результате обратной связи.

Системный подход заостряет внимание на двух важных сообра­жениях: а) в конечном счете выживание организации зависит от ее способности адаптироваться к требованиям внешней среды и б) об­щий цикл «вводимые факторы—процесс—выход продукции» должен быть в центре внимания ее руководителей. Критерий оценки резуль­тата функционирования должен отражать эти условия обеспечения эф­фективности.

Эффективность следует определять через оптимальный баланс между различными видами деятельности по приобретению и исполь­зованию ресурсов. Деятельность организации, которая определяет ее функционирование, охватывает:

1) приобретение ресурсов;

2) произ­водительное использование вводимых факторов  

    производства по от­ношению к выходу продукции;

3) производство товаров или услуг;

4) целесообразное выполнение технических и административных

    за­дач;

5) инвестирование в организацию;

6) подчинение правилам по­ведения;

7) удовлетворение разнообразных интересов отдельных лю­дей и их

    групп;

Каждый из этих видов деятельности направлен на под­держание цикла «вводимые факторы—процесс—выход продукции» и приспособление к внешней среде.

Согласно теории систем, эффективность организации определя­ется тем, в какой мере она достигает оптимума взаимоотношений во всех видах деятельности. Эффективность представляет собой состав­ляющую ряда видов деятельности, охватывающих цикл «вводимые факторы - процесс - выход продукции» и адаптацию к внешней среде. В свою очередь, каждый компонент (структурное подразделение) ком­мерческой фирмы — будь то производство, сбыт, управление персона­лом, снабжение, проектно-конструкторские работы, исследования и развитие — может быть представлен в виде системы со своими вводи­мыми ресурсами, процессом, адаптационной деятельностью, которые должны оптимизироваться для достижения общей организационной эффективности.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

Обобщение проведенных в разных странах теоретических и иссле­довательских разработок выявило значительное разнообразие концеп­ций и измерителей организационной эффективности. Это разно­образие отражает неодинаковые подходы и точки зрения по поводу того, что представляет собой эффективность. Вместе с тем можно ут­верждать, что обобщенное понятие эффективности включает в себя ряд известных и четко определенных составляющих. Поддержание оптимального баланса между ними — первейшая задача руководи­телей организаций.

Современный уровень анализа организационной эффективности предусматривает учет фактора времени, когда организация рассмат­ривается как элемент большей системы (внешней среды). Во времен­ном отрезке организация принимает, перерабатывает и возвращает ре­сурсы большей системе. И соответственно окончательная проверка организационной эффективности состоит в том, может ли организа­ция поддерживать себя во внешней среде. Поэтому выживание явля­ется предельной или долгосрочной мерой организационной эффективности. Однако руководители и все, кто заинтересован в существо­вании организации, должны пользоваться индикаторами, позволяю­щими оценить вероятность ее выживания. Это могут быть, например, индикаторы краткосрочного действия, включающие измерения про­изводительности, производства и удовлетворения. Существуют также другие индикаторы, которые называются промежуточными. В данном же случае речь идет о двух критериях — адаптивности и развитии. Вза­имосвязь между этими критериями эффективности и фактором вре­мени представлена на рис. 2.

Для всех классификаций справедливо то, что число краткосроч­ных, промежуточных и долгосрочных критериев может быть увеличе­но или сокращено. Рассмотрим главные из них.

Производство. В данном контексте производство отражает способ­ность организации выпускать такое количество продукции и такого качества, которое требует потребительский рынок. Показатели про­изводства включают прибыль, объем продаж, долю на рынке и т. п. Эти критериальные показатели относятся непосредственно к тому вы­пуску продукции организации, который потребляется покупателями и клиентами.

Производительность. Данный показатель определяется в обычном смысле как отношение выпуска продукции к вводимым ресурсам. Этот критерий краткосрочного действия сосредоточен на всем цикле «вво­димые факторы – процесс -  выпуск продукции», однако акцент сделан на элементах «вводимые факторы» и «процесс». Показатели эффек­тивности включают уровень отдачи на капитал или фонды, единицу стоимости, отходов и потерь, простоев. Показатели производитель­ности обязательно должны выражаться в форме пропорции: прибыль (стоимость или выпуск продукции), отнесенная ко времени.

           Рисунок  2  Критерии эффективности и время

Удовлетворение. Рассмотрение организации как общественной системы предполагает, что определенное внимание должно уделяться выгоде, получаемой ее членами, покупателями и клиентами. Органи­зационная структура эффективна, если она способствует достижению ее целей при минимальных нежелательных последствиях или издерж­ках. Для работника, например, эффективная организационная струк­тура — это структура, которая не допускает потерь или ошибок и обес­печивает удовлетворенность работой, имеет четкие линии подчинен­ности и распределения ответственности, позволяет принимать учас­тие в решении проблем, придает уверенность в будущем, предостав­ляет определенный, статус и возможности для служебного роста и обес­печивает престижный уровень заработной платы.

Адаптивность. Данный показатель можно представить как уро­вень, при котором организация реагирует на изменения ее внутрен­ней и внешней среды. Адаптивность рассматривается здесь как про­межуточный критерий, более абстрактный, чем уровень производ­ства, производительность или удовлетворение. Этот критерий отно­сится к способности руководителя воспринимать изменения как внешней, так и внутренней среды организации. Низкая эффектив­ность организации, проявляющаяся в достижении недостаточного уровня производства, производительности и удовлетворения, сигна­лизирует о необходимости внести изменения в практику и страте­гию управления. Внешняя среда может потребовать выпуска другой продукции или предоставить другие ресурсы, тем самым вызвав не­обходимость изменений. Низкий уровень адаптивности, при кото­ром организация не может или не хочет приспосабливаться к изме­нениям внешней среды, означает угрозу ее выживанию.

В отличие от краткосрочных критериев эффективности не суще­ствует специальных и конкретных показателей измерения адаптив­ности. Организация управления может способствовать проведению политики, которая поддерживает готовность к изменениям; суще­ствует также определенная практика управления, которая в случае применения обеспечивает необходимый уровень адаптивности.

Развитие. Его цель состоит в повышении способности организа­ции выживать в длительной перспективе. Традиционные попытки проведения технической и организационной реконструкции вклю­чают программы обучения управленческого и инженерно-техничес­кого персонала, однако весьма важно расширять сферу развития ор­ганизации за счет включения ряда психологических и социологиче­ских подходов.

Введение фактора времени позволяет говорить об эффективности в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе. Например, можно оценивать определенную организацию как эффективную с точки зре­ния таких показателей, как уровень производства, удовлетворение и производительность, но как неэффективную при использовании показателей адаптивности и развития. Производитель определенных товаров может быть очень продуктивен в краткосрочной перспекти­ве, но у него может быть мало шансов на выживание. Таким обра­зом, когда речь идет об оптимальном балансе, то имеется в виду и сбалансированность деятельности организации во времени.

Другим аспектом оптимального баланса является обеспечение необходимой взаимосвязи между критериями в рамках определенно­го периода. Не существует фиксированной взаимосвязи между уров­нем производства, удовлетворением и производительностью. Ни тео­ретические исследования, ни реальная практика не дают оснований утверждать, что уровень производства и удовлетворение тесно связа­ны. Эти два показателя могут изменяться в одну или в разные сторо­ны в зависимости от обстоятельств. Поэтому руководителю важно рас­познать необходимость определения потенциальной взаимосвязи по­казателей, прежде чем проводить политику воздействия на них.

Известно, что чем отдаленнее будущий период, тем более нео­пределенными являются показатели. Прогноз завтрашних событий более определен, чем прогноз событий будущего года. Естественно, что и показатели производства, удовлетворения и производительно­сти относительно более конкретны, определенны, доказательны и объективны, чем показатели адаптивности и развития. Это означа­ет, что значительно проще определить относительную организаци­онную эффективность, используя краткосрочные, а не долгосроч­ные критерии.

                                        Литература

1. Мильнер Б.З.  “Теория организации ”.

                               Учебник, Москва, ИНФРА-М, 2004.

2. Д.М. Крук, О.А. Дейнеко, Р.А. Громова “Основы управления производством”

Учебник для студентов экон. спец. ВУЗов, -  М.: Экономика, 1998.

3. А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева. “Управление организацией”

                               Учебник, Москва, ИНФРА-М, 2005.

Страницы: 1, 2